• Snel: Bullet producten gedecoreerd in 2 dagen
  • Betrouwbaar: 99% verzendingen op tijd
  • Verantwoordelijk: Beschikbaarheid van compliance rapporten

PF CONCEPT INTERNATIONAL PRIVACYVERKLARING VOOR KLANTEN EN LEVERANCIERS

In deze privacyverklaring zetten wij uiteen hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij van u verwerken wanneer u onze producten of diensten bestelt, koopt of gebruikt, onze websites bezoekt en wanneer u zich wendt tot onze klantenservice of anderszins contact hebt met PF Concept International.

PF Concept International hecht groot belang aan privacy. Het op rechtmatige en behoorlijke wijze verwerken van persoonsgegevens is een belangrijke maatschappelijke verantwoordelijkheid. PF Concept International streeft ernaar uw persoonsgegevens te beschermen. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij van onze mogelijk toekomstige, bestaande en voormalige klanten en leveranciers verwerken alsmede op uw gebruik van onze producten en diensten en onze website op pfconcept.com, of wanneer u anderszins zakendoet met PF Concept International B.V. (hierna: “u”). In deze privacyverklaring zetten wij uiteen welke persoonsgegevens wij verzamelen en hoe wij deze gebruiken. Wij raden u aan deze verklaring aandachtig door te lezen.

  1. Wie wij zijn
  2. Welke persoonsgegevens wij verzamelen en wat wij daarmee doen
  3. Rechtsgrond
  4. Hoe wij uw gegevens verzamelen
  5. Delen van gegevens
  6. Beveiligingsmaatregelen en bewaartermijnen
  7. Internationale doorgifte van persoonsgegevens
  8. Uw rechten
  9. Hoe wij omgaan met dit beleid
  10. Contactgegevens voor uw privacy verzoeken

1. Wie wij zijn

Wij zijn PF Concept International B.V., gevestigd te 2371 DX Roelofarendsveen aan de Kabelweg 1. Wij maken deel it van de Polyconcept Groep. Wij zijn verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens, zoals nader omschreven in deze privacyverklaring. Verwijzingen in deze privacyverklaring naar “PF Concept International”, “wij”, “ons” en “onze” verwijzen, afhankelijk van de context, naar de hierboven bedoelde rechtspersonen. Als u vragen of klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of uw rechten als betrokkene wilt uitoefenen, kunt u op de in art. 10 vermelde wijze contact opnemen met PF Concept International.

2. Welke persoonsgegevens wij verzamelen en wat wij daarmee doen

Onze verwerkingsactiviteiten en het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken hebben we uiteengezet in de onderstaande Bijlage: Overzicht PF Concept International verwerkingsactiviteiten voor klanten en leveranciers.
Wij gebruiken verschillende systemen om producten en diensten aan u te leveren. Wij leveren o.a. promotionele producten en daarmee verband houdende diensten.

3. Rechtsgrond

PF Concept International verwerkt uw persoonsgegevens om onze producten en diensten aan u te kunnen leveren, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, ten behoeve van onze gerechtvaardigde belangen of die van derden, of met uw toestemming.

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken in verband met onze gerechtvaardigde belangen of die van derden, nemen wij in redelijkheid maatregelen om schade voor u te voorkomen. Onze gerechtvaardigde belangen zijn onder meer het belang dat wij hebben om het leveren van onze producten en diensten te verbeteren door het bewaren van contactgegevens, kosten efficiëntie en het verbeteren van onze nieuwsbrieven en websites door te analyseren welke van onze communicaties het meest relevant voor u zijn. Een ander gerechtvaardigd belang is het beveiligen van onze diensten en faciliteiten en voor de in de bijlage genoemde doeleinden. Slechts in bijzondere gevallen verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming. Nadere informatie over onze afwegingen wordt op verzoek toegezonden. U kunt te allen tijde, op met uw specifieke situatie verband houdende gronden, bezwaar maken als wij uw persoonsgegevens verwerken in verband met onze gerechtvaardigde belangen of die van derden. Zie art. 8 (Uw rechten) voor meer informatie.

Eenmaal gegeven toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken. U kunt dit doen door het volgen van de specifieke instructies met betrekking tot de verwerking waarvoor u toestemming hebt gegeven, het aanpassen van uw instellingen (indien beschikbaar) of door contact met ons op te nemen op de in artikel 10 (Contactgegevens) vermelde wijze.

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken voor een ander doel dan waarvoor zij oorspronkelijk waren verzameld (en wij in verband daarmee een beroep doen op een andere rechtsgrond dan uw toestemming of de nakoming van wettelijke verplichtingen), stellen wij vast of verwerking voor dit nieuwe doel verenigbaar is met het doel waarvoor zij oorspronkelijk waren verzameld. Op verzoek verstrekken wij meer informatie over hoe wij dit vaststellen. Zie verder art. 8 (Uw rechten).

4. Hoe wij uw gegevens verzamelen

De meeste persoonsgegevens die wij verwerken bestaan uit informatie die u rechtstreeks of via derden aan ons hebt verstrekt. In bepaalde gevallen kunnen wij echter persoonsgegevens verwerken die wij kunnen afleiden op basis van informatie die u aan ons hebt verstrekt, uit uw interactie met ons, of uit persoonsgegevens over u die wij met uw medeweten ontvangen van een groepsmaatschappij of een derde (zie de bijlage).
Als u weigert ons de persoonsgegevens te verstrekken die wij nodig hebben om een overeenkomst te kunnen uitvoeren of te voldoen aan een wettelijke verplichting, zijn wij wellicht niet in staat de door u verzochte diensten, of een deel daarvan, te verlenen.

5. Delen van gegevens

Een deel van uw gegevens wordt door ons lokaal verwerkt. Aangezien wij een wereldwijd opererende onderneming zijn, worden veel van onze bedrijfsactiviteiten uitgevoerd (en realiseren wij bedrijfsefficiëntie) door gegevens over u te verwerken of te consolideren in specifieke of gecentraliseerde databanken en systemen in speciale beveiligde faciliteiten elders ter wereld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens gedeeld kunnen worden met andere ondernemingen binnen de Polyconcept Groep. Persoonsgegevens worden door elke groepsmaatschappij van de Polyconcept Groep en in deze systemen en databanken verzameld, overgebracht, gebruikt, gedeeld of anderszins verwerkt met inachtneming van de toepasselijke wetgeving en deze privacyverklaring. Daarnaast voeren wij een strikt toegangsbeleid ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens, hetgeen inhoudt dat slechts een beperkte groep daartoe bevoegde medewerkers van PF Concept International, voor zover nodig voor het uitvoeren van hun taken, toegang heeft tot uw persoonsgegevens.
In principe worden uw persoonsgegevens niet door ons gedeeld met derden die geen deel uitmaken van de Polyconcept Groep. Het is echter mogelijk dat wij uw persoonsgegevens delen met vertrouwde derden die bepaalde bedrijfsactiviteiten voor ons uitvoeren of diensten aan ons verlenen. Aan deze derden wordt, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving, contractueel de verplichting opgelegd afdoende maatregelen te treffen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens door ons worden vrijgegeven om juridische redenen of in het kader van een onderzoek (bijv. ter voorkoming van een misdrijf of fraude of om te voldoen aan een rechterlijke beschikking of wetgeving).

6. Beveiligingsmaatregelen en bewaartermijnen

PF Concept International beveiligt uw persoonsgegevens, overeenkomstig ons IT- en beveiligingsbeleid, zodanig dat uw persoonsgegevens worden beschermd tegen onbevoegd gebruik, ongeoorloofde toegang en onrechtmatige aanpassing, verlies of vernietiging. Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, waaronder het voldoen aan juridische of fiscale verplichtingen en het beslechten van geschillen. De toepasselijke bewaartermijnen staan vermeld in de Bijlage: Overzicht PF Concept International verwerkingsactiviteiten voor klanten en leveranciers.

7. Internationale doorgifte en persoonsgegevens

Aangezien wij wereldwijd actief zijn, bestaat de mogelijkheid dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan groepsmaatschappijen van de Polyconcept Groep en vertrouwde derden in landen buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’), waarvan de wetgeving wellicht niet dezelfde mate van bescherming van uw persoonsgegevens biedt. PF Concept International treft waar nodig zorg voor afdoende maatregelen om te voldoen aan de voorschriften voor internationale doorgifte van persoonsgegevens op grond van de toepasselijke privacywetgeving. PF Concept International maakt bij doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde mechanismen, zoals Privacy Shield-certificatie en standaardcontractbepalingen, zoals Beschikking 2004/915//EC (“(EU-)verantwoordelijke aan (niet-EU/EER-)verantwoordelijke”) (zie art. 46 AVG). Als u hiervan een exemplaar wenst te ontvangen, kunt u contact met ons opnemen op de in artikel 10 (Contactgegevens voor privacy verzoeken) vermelde wijze.
Door de Europese Commissie is vastgesteld dat bepaalde landen buiten de Europese Unie een afdoende mate van gegevensbescherming bieden (zie art. 45 AVG). Een overzicht van deze landen treft u hier aan.

8. Uw rechten

Om uw rechten op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens uit te oefenen, zoals maar niet beperkt tot het recht (1) tot inzage in en (2) tot het rectificeren, (3) wissen (4) en beperken van de verwerking van uw gegevens, (5) het recht op het ontvangen van een bestand van uw persoonsgegevens en (6) het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking, kunt u contact met ons opnemen (zie art.10 ‘Contactgegevens voor uw privacy verzoeken’). Voor zover wij uw toestemming hebben gevraagd voor de verwerking, kunt u deze toestemming intrekken. Deze rechten zijn in bepaalde gevallen beperkt. Zo wordt uw verzoek tot inzage geweigerd voor zover nodig ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen, en wordt het verzoek tot wissen geweigerd voor zover de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Het recht op overdracht van gegevens is bijvoorbeeld niet van toepassing wanneer de persoonsgegevens niet door uzelf zijn verstrekt of wanneer de gegevens niet door ons worden verwerkt op basis van uw toestemming of ter uitvoering van een overeenkomt.
Om bovenbedoelde rechten uit te oefenen, kunt u een verzoek indienen op de in art. 10 ‘Contactgegevens voor uw privacy verzoeken’ omschreven wijze. Teneinde uw identiteit vast te stellen kunnen wij u om aanvullende informatie vragen. U hebt verder het recht om bezwaar te maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
U kunt ook contact met ons opnemen indien u vragen, opmerkingen or klachten hebt in verband met deze privacyverklaring.

8.1 Recht tot inzage

U kunt ons vragen of wij al dan niet persoonsgegevens van u verwerken en indien dit het geval is, inzage krijgen in die gegevens in de vorm van een kopie daarvan. Bij het voldoen aan een verzoek tot inzage verstrekken wij daarnaast aanvullende informatie, zoals de doeleinden van de verwerking, de betreffende categorieën persoonsgegevens en andere informatie die u nodig hebt om dit recht in essentie te kunnen uitoefenen.

8.2 Recht op rectificatie

U hebt het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten rectificeren. Onjuiste persoonsgegevens over u worden op verzoek gecorrigeerd en, met inachtneming van de doeleinden van de verwerking, vervolledigd, onder meer door een aanvullende verklaring te verstrekken.

8.3. Recht op gegevenswissing („recht op vergetelheid”)

U hebt het recht tot wissing van uw persoonsgegevens, hetgeen inhoudt dat wij of, indien mogelijk, andere verwerkingsverantwoordelijken aan wie uw gegevens beschikbaar zijn gesteld, uw gegevens verwijderen. Wissing van uw persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats in bepaalde, door de wet voorgeschreven gevallen. Deze gevallen, die staan vermeld in art. 17 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), omvatten situaties waarin in uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt of onrechtmatig zijn verwerkt. Gezien de manier waarop wij bepaalde diensten uitvoeren, kan er enige tijd gemoeid zijn met het wissen van back-ups van gegevens.

8.4. Recht op beperking van de verwerking

U hebt het recht de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken, hetgeen inhoudt dat wij de verwerking van uw gegevens voor bepaalde tijd opschorten. Dit is bijvoorbeeld het geval als de juistheid van uw persoonsgegevens wordt betwist maar wij enige tijd nodig hebben om de (on)juistheid ervan vast te stellen. Dit recht belet ons niet uw persoonsgegevens te blijven opslaan. Wij stellen u in kennis wanneer de beperking is opgeheven.

8.5. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Het recht op overdraagbaarheid van gegevens houdt in dat u het recht hebt de u betreffende persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens, voor zover technisch mogelijk, aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten overdragen. Op verzoek en indien dit technisch mogelijk is, worden uw persoonsgegevens rechtstreeks door ons naar de andere verwerkingsverantwoordelijke doorgezonden

8.6. Recht van bezwaar

U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, hetgeen inhoudt dat u ons kunt verzoeken uw persoonsgegevens niet langer te verwerken. Dit is uitsluitend van toepassing wanneer de rechtsgrond voor de verwerking wordt gevormd door ‘gerechtvaardigde belangen’ (inclusief profilering) (zie ‘Rechtsgrond’).
Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van direct marketing, hebt u te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking voor dergelijke marketingdoeleinden, met inbegrip van profilering die betrekking heeft op direct marketing. Wanneer u dit recht uitoefent, worden uw persoonsgegevens niet langer door ons voor dit doel verwerkt.

9. Hoe wij omgaan met dit beleid

Deze verklaring is meest recentelijk herzien op 16 mei 2018 en vervangt alle voorgaande versies. Deze privacyverklaring wordt van tijd tot tijd herzien. Voordat de wijzigingen in werking treden wordt u daarvan in kennis gesteld door het publiceren van het herziene beleid op deze website of per e-mail.

10. Contactgegevens voor uw privacy verzoeken

PF Concept International B.V.
Cindy den Elzen – c.denelzen@pfconcept.com

BIJLAGE: OVERZICHT PF CONCEPT INTERNATIONAL VERWERKINGSACTIVITEITEN VOOR KLANTEN EN LEVERANCIERS

Verwerkingsactiviteit Categorieën persoonsgegevens Doeleinden Ontvangers Bewaartermijn Nadere toelichting en herkomst (waar van toepassing)
Debiteurenbewaking Namen werknemers van klanten die contact onderhouden met onze afdeling Debiteurenbewaking Beheersing van het kredietrisico van onze klanten Gegevens worden uitsluitend bekendgemaakt aan onze interne afdelingen debiteurenbewaking en klantenservice 6 maanden na einde relatie met de klant, uitgezonderd overeenkomsten of voor zover nodig ter nakoming wettelijke verplichtingen (belastingen, pensioen)  
CRM (geleidelijk afgebouwd in 2018) zakelijke e-mailadressen e-mailmarketing, instelling nu met opt-out mogelijkheid i.p.v. opt-in. Afdeling verkoop (buitendienst en intern); IT; hoger management 6 maanden na einde relatie met de klant, uitgezonderd overeenkomsten of voor zover nodig ter nakoming wettelijke verplichtingen (belastingen, pensioen)  
ERP Zakelijke e-mailadressen Centraal Systeem (PolyPack) Gehele organisatie 6 maanden na einde relatie met de klant, uitgezonderd overeenkomsten of voor zover nodig ter nakoming wettelijke verplichtingen (belastingen, pensioen)  
Offertes Offerte bevat foto’s en handtekeningen van onze huidige verkoopmedewerkers (uitsluitend met voorafgaande toestemming van betrokkenen) iQuote is ons offerteprogramma   6 maanden na einde relatie met de klant, uitgezonderd overeenkomsten of voor zover nodig ter nakoming wettelijke verplichtingen (belastingen, pensioen)  
Website Clickgedrag Huidige webshop (PF Portal) wordt in 2018 geleidelijk vervangen door nieuwe webshop (PF Store). Sales- & Marketing; eCommerce; IT 6 maanden vanaf de datum waarop de gegevens betrekking hebben  
IT-aannemers/ leveranciers Naam, e-mailadres, tel. nr., functie, positie Contractmanagement en verdere samenwerking IT; HR 6 maanden na einde relatie met de klant, uitgezonderd overeenkomsten of voor zover nodig ter nakoming wettelijke verplichtingen (belastingen, pensioen)  
HR- aannemers/ leveranciers Naam, e-mailadres, tel. nr., functie, positie Contractmanagement en verdere samenwerking HR 6 maanden na einde relatie met de klant, uitgezonderd overeenkomsten of voor zover nodig ter nakoming wettelijke verplichtingen (belastingen, pensioen)  
Toeleveringsketen aannemers/leveranciers Naam, e-mailadres, tel. nr., functie, positie Contractmanagement en verdere samenwerking Toeleveringsketen 6 maanden na einde relatie met de klant, uitgezonderd overeenkomsten of voor zover nodig ter nakoming wettelijke verplichtingen (belastingen, pensioen)  
Levering van producten en diensten Type: Main Catalogue, Web, Finance, bedrijfsnaam, achternaam, functie, taal, vast/mobiel tel. nr., faxnr., e-mailadres Zakelijke klantgegevens die indirect betrekking hebben op de contactpersoon, zoals: bedrijfsnaam, contactgegevens, taal, commercieel segment, mogelijk commercieel segment, munteenheid factuur, e-invoicing en betalingsgegevens, zoals kredietcheck, informatie over kredietverzekering IBAN, Swift/Bic bedrijfsvoorkeuren, prijsvoorwaarden (verzend)adressen gekoppeld aan die klant Levering van producten en diensten Toeleveringsketen; Finance 6 maanden na einde relatie met de klant, uitgezonderd overeenkomsten of voor zover nodig ter nakoming wettelijke verplichtingen (belastingen, pensioen)